نکاتی درباره برگزاری سمینار و همایش موفق

    tandis-zhik
    برگزاری همایش

    نکاتی درباره برگزاری سمینار و همایش موفق

    امروزه در دنیای علم و فناوری و پژوهش، سمینارها و همایش ها جایگاه ویژه ای دارند. برگزاری سمینار و برگزاری همایش نقش مهمی در همفکری استادان و دانشمندان دارد و به آن ها کمک می کند تا مطالب و آموزه های خود را با دیگران به اشتراک گذاشته و از تجربیات سایرین نیز بهره ببرند.
    شاید برای اولین بار در حال برنامه ریزی برای برگزاری همایش و سمینار باشید؛ در چنین مواقعی سوالات و مسائل متعددی در ذهن شما پدید می آید و باعث استرس و نگرانی تان خواهد شد. مانند: یک سمینار یا همایش موفق چه ویژگی هایی دارد و رمز موفقیت آن در چیست؟ چه شرایطی باید وجود داشته باشد تا یک سمینار درخشان و جذاب شود؟ آیا صرفا “موضوع ناب و خاص” کافی است؟ صرفا حضور “افراد سرشناس و مطرح” در سمینار و همایش باعث ارزیابی و تمایز می گردد؟ و …
    اما باید بدانید که برای اجرای عالی و بدون نقص همایش و سمینار مراحل زیادی را باید پشت سر بگذارید.
    در ادامه این مقاله راجع به سمینار و همایش موفق، نحوه برگزاری سمینار و اجرای همایش عالی، برگزار کننده همایش، تشریفات پذیرایی در برگزاری سمینار و در مجموع صفر تا صد این موضوعات می خوانید.

    1. انواع سمینار و همایش
    سمینارها در سطوح مختلف برگزار می شوند که بنا به تازگی و درجه اول بودن موضوع، اعتبار و اهمیت آن، زمینه ای که موضوع سمینار را در بر گرفته است، تعداد حاضرین در سمینار، سطح علمی و درجه بندی شرکت کنندگان در حالت های مختلف اجرا می گردد. گاهی اوقات سمینارها با تعداد نفرات کمتر اجرا می شوند؛ مثلا پزشکان یک بیمارستان یا مهندسان یک شرکت یا استادان یک دانشگاه و … درباره موضوعی خاص با هم به هم فکری می پردازند. گاهی همایش ها در طیف وسیع تری برگزار می شوند و تعداد زیادی از متخصصین گرد هم آمده و به ایراد نظرات و فراگیری موضوعات می پردازند. گاهی نیز همایش ها بین المللی و در سطح بسیار بالایی برگزار می شوند.

    2. برنامه ریزی دقیق
    در مرحله اول، بعد از انتخاب موضوع باید لیستی از چهره های برتر و نخبه را در راستای موضوع همایش تهیه کنید. البته که حضور چهره های سرشناس و درخشان باعث اعتلا و ترغیب دیگران برای شرکت و حضور در مراسم می گردد، اما کافی نیست. سپس باید بدانید که سقف بودجه شما چقدر است و بر اساس آن روی تعداد مدعوین، انتخاب سالن مناسب، تشریفات سمینار، هدایای تبلیغاتی و … تمرکز کنید.
    قطعا خواستار این هستید که مراسم شما به بهترین حالت ممکن برگزار شود؛ از آن جایی که برگزاری همایش و سمینار دارای مراحل زیاد و پیچیده ای مانند هماهنگی با ارگان های مختلف، صرف هزینه های زیاد و … بوده و اجرای آن بدون داشتن تجربه لازم سبب صرف وقت زیاد و هزینه های هنگفت و بعضا انجام چند باره امور می شود بنابراین باید با حرفه ای های این زمینه وارد مذاکره شوید.
    در این راستا، می توانید با بهره جستن از تجربیات مجموعه های برگزار کننده همایش و سمینار استفاده کنید. شما می توانید اهداف و شرایط تان را با برگزار کنندگان مراسم در میان بگذارید تا آن ها با تجربه و تخصصی که دارند به یاری شما بیایند و زمینه ساز موفقیت شما و شکوفایی همایش تان شوند.

    برگزاری همایش

    3. تبلیغات
    تبلیغات گامی موثر در جهت شناسایی شما و آگاهی سایرین از فعالیت های انجام شده تان خواهد بود. تمامی برگزارکنندگان سمینارها و همایش ها پوسترها و تبلیغات فراوان و موثری تولید می کنند تا میزان استقبال و درخشش برنامه خود را بالاتر ببرند. استفاده از گرافیست های حرفه ای و موسسات تبلیغاتی خلاق در این زمینه کمک قابل توجهی به شما می کند.

    4. شرکت های موفق برگزار کننده همایش
    همانطور که اشاره شد، بهتر است که کار را به کاردان بسپارید… اما از کجا بدانید که کدام موسسه و شرکت برگزار کننده همایش باتجربه و کاربلد است؟ قطعا بعد از کمی تحقیق و جستجو به چندین نام بر می خورید و انتخاب برای تان سخت می شود. در این جا بهترین کار آن است که رزومه، مجوزها و نمونه کارهای آن ها را بررسی نموده و سپس تصمیم نهایی تان را بگیرید.

    5. برگزار کنندگان مراسم چه کارهایی انجام می دهند؟
    از این مرحله به بعد را باید به تجربه و توانمندی موسسه تشریفاتی بسپارید. آن ها با توجه به تعداد میهمان تان سالنی مناسب را در نظر می گیرند. مثلا اگر تعداد میهمانان شما کم است، نباید سالنی بزرگ را در نظر گرفت؛ چرا که در اینصورت چنین به نظر می رسد که مراسم شما از جانب دیگران مورد استقبال قرار نگرفته است! یا اگر تعداد مدعوین زیاد باشد و سالن کوچک، سبب هرج و مرج و بی نظمی خواهد شد.

    5-1. سالن مناسب
    داشتن صندلی های راحت، برخورداری از سن زیبا، استفاده از سیستم تهویه هوا و گرمایش و سرمایش مناسب، دارا بودن سیستم صوتی و تصویری عالی و داشتن اتاق فرمان، آکوستیک حرفه ایی، نورپردازی بی نقص از مهم ترین ویژگی های یک سالن مناسب هستند.
    برگزارکنندگان همایش برای انتخاب سالن تمام موضوعات بالا را مد نظر قرار می دهند و در نهایت بهترین گزینه را بر می گزینند.

    5-2. سیستم صوتی، تصویری، نورپردازی
    در قسمت قبل اشاره شد که سالن مناسب چه ویژگی هایی دارد. اما برگزار کننده همایش باید تمام موضوعات گفته شده را چک کند. سیستم صوت باید صدا را به صورت یکدست و طبیعی در تمام قسمت های سالن پخش کند و از آکوستیک بدون نقصی برخوردار باشد. برای اطلاعات دقیق تر راجع به این موضوع، روی سیستم های صوتی کلیک کنید.
    در برگزاری همایش ها و سمینارها نیاز به سیستم های تصویری با کیفیت احساس می شود. چرا که مقالات و پاورپوینت ها بخش جدایی ناپذیر این گونه مراسم هستند. نمایشگرها در انتقال مفاهیم و موضوعات به شرکت کنندگان کمک شایانی می کنند. درباره سیستم های تصویر روی انواع نمایشگر کلیک کنید و اطلاعات بیشتر را بخوانید.
    اما نورپردازی؛ نور باید به صورت موضعی در سالن پخش شده باشد. مثلا قسمت سن باید نور مناسبی داشته باشد تا حاضرین در همایش به خوبی بتوانند سخنران و نمایشگر را ببینند. نوری که تمام سالن را روشن کرده نیز نباید زیاد باشد تا تمرکز سخنران و حضار به هم نخورد. برای اطلاعات بیشتر در این باره روی نورپردازی کلیک کنید.

    برگزار کننده مراسم

    5-3. ترجمه همزمان
    برخی از همایش ها جهانی هستند. برای برگزاری همایش در چنین مواقعی که سرشناسان و خبرگان چندین کشور درباره موضوعی خاص گرد هم می آیند و به ایراد مقالات و تبادل نظر می پردازند و همایش از سطح بین المللی و اعتبار بالایی برخوردار است، حضور مترجم همزمان بسیار لازم و ضروری است. وظیفه برگزار کننده همایش این است که تمامی امور مربوط به این موضوع که شامل مترجم حرفه ای همزمان، میکروفون، هد ست، فرستنده و گیرنده دستگاه ترجمه همزمان و … می شود را بررسی و چک کند.

    5-4. تصویر برداری
    در تمامی همایش ها و سمینارها وجود فیلمبردار و عکاس لازم است. گروه فیلمبرداری و عکاسی تمام لحظه های سمینار و همایش را ثبت می کنند و این کار باعث غنی تر شدن رزومه و آرشیو برگزار کننده سمینار و مسئول آن می شود. ضمن اینکه دستاوردهای همایش و سمینار مدنظر، ماندگار خواهد شد.

    برگزاری سمینار

    5-5. هدایای تبلیغاتی
    یک موسسه تشریفاتی مجرب می داند که برای هر گونه مراسمی، چه هدیه ای مناسب است. این هدایای تبلیغاتی می توانند از انواع خودکارها و خودنویس ها و سررسیدها و کیف های تبلیغاتی گرفته تا پکیج هایی شکیل باشد.

    هدایای تبلیغاتی

    5-6. دکور و دیزاین
    یک سمینار نباید تنها از لحاظ بار علمی و موضوع تخصصی اش قوی و برجسته باشد؛ بلکه از لحاظ جنبه های ظاهری هم باید آراسته و چشم نواز باشد. در نتیجه باید به زیبایی سن و ظاهر محل برگزاری هم اهمیت داد. موسسات تشریفاتی با تجربیاتی که در این زمینه دارند با صرف هزینه های مناسب تر می توانند یاری سان خوبی در زمینه دیزاین باشند.

    5-7. خدمات پذیرایی
    در قسمت برک و استراحت در همایش ها و سمینارها، به پذیرایی از حضار پرداخته می شود. با انواع نوشیدنی ها و کوکتل های میوه و فینگرفودها می توان تشریفات پذیرایی را به جا آورد. برای خاص تر شدن مراسم می توان در این بخش مانور فراوانی داد.

    تشریفات پذیرایی

    با کمک یک موسسه تشریفاتی حرفه ای و توانا، بابت اموری که در بالا ذکر شده و هماهنگی لازم برای برگزاری مراسم همایش و سمینار، نگرانی ها و استرس ها برای اجرای موفق آن کاهش می یابد. در نتیجه اگر موسسه، شرکت، نهاد، سازمان یا ارگانی هستید که در پی برگزاری همایش و سمینار هستید، پیشنهاد می کنیم که امر سنگین و پر استرس اجرا را به تشریفات بسپارید تا در روز برگزاری، به مشکلات حاد و غیر قابل حل برنخورید.

    ژیک

    دیدگاهتان را بنویسید

    آدرس ایمیل شما منتشر نخواهد شد.